Pematangsiantar/CentraljNews.com
Walikota Pematangsiantar H Hefriansyah yang diwakilkan oleh Wakil Walikota Pematangsiantar Togar Sitorus SE MM dalam kegiatan Pengelolaan Arsip Dinamis Daerah/Pemeliharaan dan Penuyusutan Arsip Dinamis di lingkungan Pemerintah Kota Pematangsiantar Tahun 2021, Selasa Tanggal 13/07/2021 di Ruang Serbaguna Bappeda Kota Siantar.
Dalam kesempatan itu Wakil Walikota Togar Sitorus, SE MM membacakan Sambutan Walikota Pematangsiantar bahwa Sesuai dengan amanat UU No.43 Tahun 2009 bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara.
Penyelenggaraan kearsipan secara baik dan benar selain merupakan aset yang sangat penting bagi suatu organisasi juga merupakan bahan pengambilan keputusan bagi pimpinan di institusi pemerintahan maupun swasta. Dengan adanya sistem kearsipan yang teratur dan benar, pengambilan keputusan dapat dilakukan cepat dan tepat, dapat meminimalisir kesalahan manajemen pada organisasi pemerintah maupun swasta.
Sehubungan dengan hal itu dibutuhkan suatu sistem kearsipan yang baik dan benar mulai dari penciptaan arsip sampai dengan penyusutan. Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Para pencipta arsip yaitu perangkat daerah yang ada di pemerintah kota pematangsiantar wajib mempunyai wawasan kemandirian dalam laksanakan fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya di bidang pengelolaan arsip dinamis.
Kegiatan pengelolaan arsip dinamis daerah yang digelar pada hari ini, bukan lah yang pertama tetapi merupakan lanjutan dari kegiatan pembinaan yang sudah dilaksanakan sebelumnya. Saya apresiasi dan saya pandang sebagai sarana yang strategis bagi para aparatur sipil negara (ASN) untuk mampu pahami dunia kearsipan yang sesungguhnya bertujuan meningkatkan pengetahuan, keterampilan, keahlian, dalam melaksanakan pengelolaan arsip dinamis, pemeliharaan, dan penyusutan arsip lanjutnya.
Pada kesempatan ini saya berharap kedepan, setiap instansi/unit kerja dapat melakukan penyimpanan dokumen kearsipan secara baik dan benar. Karena dokumen kearsipan merupakan darah kehidupan & tulang punggung organisasi pemerintah dan bukti kepemilikan yang sah dengan penuh semangat.
Sementara itu Kadis Kearsipan dan Perpustakaan Kota Pematangsiantar Dra.Neslianita manyampaikan bahwa maksud kegiatan ini untuk meningkatkan pemahaman para pengelola arsip tentang pengertian arsip dinamis yakni aktif dan inaktif.
Sementara tujuan adalah meningkatkan kemampuan para aparatur pengelola arsip dalam pengelolaan arsip dinamis daerah/ pemeliharaan dan penyusutan arsip dinamis di lingkungan pemerintah kota pematangsiantar tahun 2021 sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Menciptakan penyelenggaraan pemerintahan yang efisien dan efektif dengan di dasari oleh pengelolaan arsip/dokumen negara yang tertata sesuai dengan kaidah dan prinsip pengelolaan arsip sebagaimana yang diatur dalam peraturan perundangan-undangan kearsipan.
Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip dinamis daerah/ pemeliharaan dan penyusutan arsip dinamis di lingkungan pemerintah kota siantar tahun 2021 dilaksanakan selama dua hari yaitu pada hari selasa dan rabu, tanggal 13 s/d 14 juli bertempat di ruang serbaguna bappeda kota siantar yang dimulai pukul 08.00 wib s/d 16 30 wib.
Peserta kegiatan pengeolaan arsip dinamis daerah/ pemeliharaan dan penyusutan arsip dinamis di lingkungan pemerintah kota pematangsiantar tahun 2021 yaitu satu orang kasubbag umum dan kepegawaian dari masing-masing perangkat daerah & satu orang pengelola arsip dari setiap bagian dan kelurahan yang berjumlah 92 orang.
Tampak Hadir Narasumber dari Dinas Perpustakaan & Arsip Provinsi Sumatera Utara Riana Siahaan, S.Sos, Sinonda Magniari dan Para Pimpinan OPD.TM
